GELECEK BUGÜN BAŞLAR DERNEĞİ

İÇ YÖNETMELİĞİ

BÖLÜM – I
GENEL HÜKÜMLER
KISIM – I
İÇ YÖNETMELİĞİN AMACI VE KAPSAMI

YÖNETMELİĞİN AMACI

Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Türk Medeni Kanunu, Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği ile ilgili diğer Kanun ve Yönetmelikler ve Dernek Tüzüğü hükümlerine göre Gelecek Bugün Başlar Derneği (GBB DERNEĞİ) faaliyetlerinin yürütülmesini hâkim kılmak ve bu çerçevede Dernek organları ile Genel Sekreterlik ve İdari teşkilatın etkin, düzenli ve rasyonel bir şekilde hizmetlerin yerine getirilmesini temin edecek prensipleri oluşturmaktır.

 YÖNETMELİĞİN KAPSAMI

Madde 2- Bu Yönetmelik; Genel Kurul Üyeleri ile Yönetim ve Denetim Kurullarını, Yönetim Kurulunca belirlenen Çalışma Komisyonları ile Genel Sekreterlik ve Dernek Çalışma faaliyetlerini kapsar.

KISIM – II

UYGULANACAK MEVZUAT

DERNEK ÇALIŞMA ESASLARI

Madde 3- Dernek organları; Derneğin kuruluş amaçları doğrultusunda, Dernek Üyelerinin ve Türkiye’de Koçluk mesleğinin genel çıkarlarını korumak ve kollamakla yükümlüdürler. Bu amaçla Dernek organları ile Genel Sekreterlik ve İdari birimler çalışmalarını aşağıdaki mevzuat çerçevesinde yürütmekle yükümlüdür:

1. Türkiye Cumhuriyeti Mevzuatı; Anayasa, Kanunlar, Tüzükler, Kararnameler, Genelgeler, Yönetmelikler, Tebliğler, Sirkülerler, Yargıtay İçtihatları faaliyetlerin yerine getirilmesi ve çalışmaların yürütülmesi sırasında daima göz önünde bulundurulacaktır.
2. Dernek mevzuatı;

• Dernek Tüzüğü: Derneğin faaliyetleri, Genel Kurul, Yönetim Kurulu, Denetleme Kurulu’nun görev ve yetkileri ile seçim usulleri, üyelikler, üyelikten çıkma/çıkarılma esasları ile şube ve temsilcilikler, üye aidatları, tutulması gereken defterler gibi konuları içerir. Genel Kurul toplantılarında kabul edilen ve Bursa Valiliği tarafından onaylanmasını müteakip yürürlüğe giren Tüzük esasları çerçevesinde tüm faaliyetlerin yürütülmesi zorunludur.
• Dernek İç Yönetmeliği: Türk Medeni Kanunu, Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve Dernek Tüzüğü çerçevesinde, derneğin faaliyetleri, idari yapı ve genel işleyişin yürütülmesi sırasında genel çalışma prensiplerinin belirlendiği Yönetmelik olup; Yönetim Kurulu tarafından hazırlanarak ilk Olağan Genel Kurulda üyelerin onayını müteakip yürürlüğe girer. Dernek İç Yönetmeliği Tüzükte yer almayan genel işleyişi ve çalışma prensiplerini belirler.
• Genel Kurul Kararları: Derneğin olağan ya da olağanüstü genel kurulunda, üyelerin oy birliği ya da oy çokluğu ile aldıkları kararlardır. Yönetim Kurulları bu kararları seçim dönemleri içerisinde uygulamak zorundadır. Alınan kararların uygulanmasının gerçekleşmemesi halinde, konularına bağlı olarak yine Genel Kurullarda yazılı olarak Üyelere bildirilir.

DERNEK MEVZUATI DEĞİŞİKLİKLERİ

Madde 4- Dernek Tüzüğünün değişiklik talepleri Yönetim Kurulunca hazırlanarak Genel Kurulun onayına sunulur. Genel Kurulda kabul edilen değişiklikler Bursa Valiliğinin onayını müteakip yürürlüğe girer. Bu konuda takip edilecek prosedür Dernek Tüzüğünde belirtilmiştir. Dernek İç Yönetmeliğinde, uygulamadan doğan aksaklıklarının düzeltilmesi için, Genel Kurulda Yönetim Kuruluna verilen yetki çerçevesinde, bir sonraki Genel Kurul toplantısı beklenmeksizin, Yönetim Kurulu Kararı ile gerekli düzenlemeler yapılabilir ve ilk Genel Kurul’da üyeler bilgilendirilir.

KISIM – III

DERNEK ORGANLARI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI

GENEL KURULUN GÖREV VE YETKİLERİ

Madde 5-

1. Genel Kurul Toplantıları

Genel Kurul, Derneğin en yetkili karar organı olup, üç yılda bir Mayıs ayında usulen ilan olunan mahal, gün ve saatte, Yönetim Kurulunca belirlenen gündem maddelerine göre Derneğe kayıtlı asil üyeler ve onursal üyeler ile olağan olarak toplanır. Olağan Genel Kurullarda (3) yılda bir seçim yapılır.

Genel Kurul, Yönetim veya Denetim Kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı isteği üzerine otuz gün içinde olağanüstü toplanır. Genel Kurula katılma hakkı bulunan üyeler, en az onbeş gün önceden, günü, saati, yeri ve gündemi bir gazetede ilan edilmek veya Dernekte kayıtlı bulunan adreslerine yazılı olarak ya da elektronik posta ile bildirilmek suretiyle toplantıya çağırılır. Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması sebebiyle toplantı yapılamaması halinde, ikinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi (7) günden az, altmış (60) günden fazla olamaz.

1. Genel Kurul’un Görev ve Yetkileri

• Yönetim Kurulu, Denetleme Kurulu’nu üç (3) yıl süre ile görev yapmak üzere seçmek.
• Gerekli hallerde, Tüzük maddelerinde değişiklik yapmak, yeni maddeler ilave etmek/çıkarmak,
• Yönetim ve Denetim Kurulları raporlarını görüşmek ve yönetim kurulunu ibra etmek,
• Yönetim gelecek yıla ait tahmini bütçesini onaylamak ve müteakip faaliyetleri hakkında karar almak,
• Yönetim kurulunca hazırlanan bütçeyi görüşüp, aynen veya değiştirerek kabul etmek,
• Üyeliğin reddi veya üyelikten çıkarma hakkında verilen yönetim kurulu kararlarına karşı yapılan itirazları incelenmek ve karara bağlamak,
• Dernek için gerekli olan taşınmaz malların satın alınması veya mevcut taşınmaz malların satılması hususunda yönetim kuruluna yetki vermek,
• Yönetim kurulunca dernek çalışmaları ile ilgili olarak hazırlanacak yönetmelikleri inceleyip aynen veya değiştirerek onaylamak,
• Dernek yönetim ve denetim kurullarının başkan ve üyelerine verilecek ücret ile her türlü ödenek, yolluk ve tazminatlar ile dernek hizmetleri için görevlendirilecek üyelere verilecek gündelik ve yolluk miktarlarını tespit etmek,
• Derneğin federasyona katılması ve ayrılmasını kararlaştırmak,
• Derneğin şubelerinin açılmasının kararlaştırmak ve açılmasına karar verilen şube ile ilgili işlemlerin yürütülmesi hususunda yönetim kuruluna yetki verilmek,
• Derneğin uluslararası faaliyette bulunması, yurt dışındaki dernek ve kuruluşlara üye olarak katılması veya ayrılmasına karar vermek,
• Derneğin vakıf kurmasına karar vermek,
• Derneğin fesih edilmesine karar vermek,

Yönetim Kurulunun Oluşumu ile Görev ve Yetkileri

Madde 7-

1. Yönetim Kurulunun Oluşumu

• Derneğin Yönetim Kurulu, Genel Kurul Toplantısına katılan üyelerin çoğunluğunun seçeceği yedi (7) asil ve beş (5) yedek üyeden oluşur.
• Yönetim Kurulu seçimi gizli oyla yapılır. Başkanlık Divanına seçim için verilen liste veya listelerden en fazla oy alan liste asil ve yedek olarak Başkanlık Divanına verildiği şekilde seçilmiş olur. Bu liste de tahtaya yazılarak ilan olunur. Seçimlerde Başkanlık Divanına liste verilmediği takdirde, adayların isimleri tahtaya yazılarak seçim yapılır. Oy tasnifinde en çok oy alan yedi (7) kişi asil ve beş (5) kişi yedek üye seçilmiş sayılır. Eşit oy halinde ve feragat edilmediği takdirde, Divan Başkanı kura çeker.
• Oy tasnifi, Genel Kurul Başkanlığı tarafından yapılır.
• Seçimler, Dernekler kanunu ile ilgili Yönetmelik hükümlerinde belirtilen esaslar çerçevesinde yapılır.
• Yönetim Kurulu’na seçilen üyeler müteakip bir hafta zarfında toplanarak görev bölümü yapar.
• Yönetim Kurulu’nda ekseriyet olduğu takdirde karar alınabilir. Aksi takdirde alınan karar muteber sayılmaz. Oyların eşit olması halinde Başkan veya Başkan Vekilinin iştirak ettiği karar tercih olunur. Muhalefette bulunanlar karara şerh verebilirler.
• Üst üste üç (3) toplantıya iştirak etmeyen Yönetim Kurulu üyesi istifa etmiş sayılır.
• Her ne suretle olursa olsun istifa eden Yönetim Kurulu Üyesinin görevi son bulur ve sıradaki yedek üye davet edilir. Keyfiyet tayin olunan üye/üyelere yazılı olarak bildirilir.

1. Yönetim Kurulunun Görev ve Yetkileri

Yönetim kurulu aşağıdaki hususları yerine getirir.

• Gelecek bugün başlar Derneği’nin tüm organları tarafından Derneğin gündemine getirilebilecek tavsiye mahiyetindeki talepleri, Derneğin amaçlarını gerçekleştirmek üzere belirlenen ilkeler doğrultusunda değerlendirerek karar vermek,
• Yönetim Kurulu; Derneğin sevk ve idaresinden sorumlu olup, Derneğin bütün işlerinde her türlü makam ve üçüncü (3.) şahıslar nezdinde Derneği temsil eder. Yönetim Kurulu kendi arasından birden fazla olmak üzere birkaç kişiyi yürütme kurulu olarak görevlendirebilir.
• Derneğin amaçlarının yerine getirilmesi için kendilerine düşen her türlü işleri takip etmek ve sonuçlandırmak,
• Derneğin gelir ve gider hesaplarına ilişkin işlemlerini yapmak ve gelecek döneme ait bütçeyi hazırlayarak Genel Kurula sunmak,
• Dernek Tüzüğü Madde 13’de belirtilen defter ve kayıtların tutulmasını sağlamak,
• Dernek menfaatleri ve icapları için alacağı Yönetim Kurulu Kararı ile özel ve tüzel kişi ve kuruluşlara yazı yazmak, gerektiğinde Türk ve uluslararası mahkemelerde dava açmak ve takip ederek sonuçlandırmak üzere özel, gerçek ve tüzel kişileri yetkilendirmek üzere vekâlet vermek, gerektiğinde ihbarname göndermek, Derneğin mali hesapları ile ilgili kayıtları tutmak üzere muhasebe bürosu/mali müşavirlere yetki vermek, bu işlemlerle ilgili özel ve gerçek kişilere vekâlet vermek,
• Derneğin ihtiyacı olan gerekli demirbaş malzemeyi satın almak, gerektiğinde demirbaş malzemeyi satmak ve demirbaştan düşürmek ve gayrimenkul iktisap etmek, irtifak hakkı tesis etmek, gerektiğinde mevcut irtifak hakkı/haklarını devretmek, bunlarla ilgili ihalelere katılmak, kiralamak, bankalarda her türlü hesap açmak ve çeşitli banka işlemleri yaptırmak, gerektiğinde yurt içi veya yurt dışı banka veya finans kuruluşlarından kredi kullanmak, iktisap ettiği gayrimenkulleri, üst haklarını ipotek vermek, rehin tesis etmek, teminat vermek, fek etmek, gerektiğinde gelecek bugün başlar derneği lehine gayrimenkulleri, üst haklarını ipotek, rehin, kefalet vermek, kira sözleşmelerini tapuya şerh etmek, dernek faaliyetleri ile ilgili olarak çeşitli işlerin resmi ve özel kurumlarla yürütülmesi, ayrıca bu ve benzer işlerle ilgili özel, gerçek ve tüzel kişilere vekâlet vermek, Bankalarda her türlü hesap açmak ve çeşitli banka işlemleri yaptırmak, gerektiğinde yurt içi veya yurt dışı banka veya finans kuruluşlarından kredi kullanmak, bu ve benzer konularda Yönetim Kurulu Başkanı ve Başkan Yardımcılarından birisi veya Muhasip Üye veya Yönetim Kurulu Üyelerinden birinin imzaları ile Başkanın bulunmadığı hallerde Başkan Vekili ve Başkan Yardımcılarından birisi veya Muhasip Üye veya Yönetim Kurulu üyelerinden herhangi birinin müştereken imzası ile temsil ve ilzam etmek.
• Türkiye’de Faaliyet Gösteren Koçların gelişmesi ve güçlenmesini teminen, yurtdışında faaliyet gösteren Uluslararası Konfederasyon, Federasyon, Birlik ve Derneklere üyelik konusunda karar alarak üyelik işlemlerini başlatmak ve sonuçlandırmak, gerektiğinde toplantılarına katılmak.
• Türk ekonomisine doğrudan ve/veya dolaylı katkı yaratacak faaliyetlerde bulunmak,
• Bu görevleri yerine getirirken aynı veya benzer amaçlara yönelik diğer sektör Dernekleri ile birlikte Konfederasyon ve Federasyonlara, Birlik ve Derneklere katılmak, gerektiğinde yönetimlerinde görev almak, üyelik işlemlerini başlatmak ve sonuçlandırmak.
• Genel Kurulun vermiş olduğu görev ve yetki ile GELECEK BUGÜN BAŞLAR DERNEĞİ Derneği İktisadi İşletmesi kurabilir.
• İktisadi işletme faaliyetleri ile ilgili Genel Sekreterlik birimleri ile diğer idari ve ticari birimleri oluşturmak ve bu birimlerine üyeler dışında görevlendirmeler yapmak, personel istihdam etmek,
• İktisadi İşletmenin, Türk Ticaret Kanunu ve Kurumlar Vergisi Kanunu ile benzer Kanunlar çerçevesinde ticari faaliyetlerini yürütmek,
• İktisadi İşletmenin faaliyetleri sırasında çeşitli ticari faaliyetlerle ilgili tescil işlemleri, vergi, gümrük, hazine, KOSGEB ve benzeri mevzuatlar konusunda işlemleri yapmak veya üçüncü şahıslar aracılığı ile sürdürmek ve sonuçlandırmak amacıyla gerçek ve tüzel kişilere vekâlet vermek,
• Ticari faaliyetlerden elde edilecek kazançları Derneğin amaçlarını yerine getirmek üzere kullanmak.
• Dernek faaliyetlerinin yürütülebilmesi için ihtiyaçların gerekliliği çerçevesinde Yurt içinde ve yurt dışında tüzel kişiliği olmayan ve bünyesinde organları bulunmayan temsilcilik açılması konusunda görevlendirme yapmak.
• Genel kurulda alınan kararları uygulamak,
• Her faaliyet yılı sonunda derneğin işletme hesabı tablosu veya bilanço ve gelir tablosu ile yönetim kurulu çalışmalarını açıklayan raporunu düzenlemek, toplandığında genel kurula sunmak,
• Bütçenin uygulanmasını sağlamak,
• Derneğe üye alınması veya üyelikten çıkarılma hususlarında karar vermek,
• Dernek tüzüğünde yer alan amaçları gerçekleştirmek üzere uluslararası faaliyette veya işbirliğinde bulunmak, yurtdışında temsilcilik açmak, benzer nitelikte yurtdışında kurulmuş uluslararası dernek, birlik ve federasyonlara üye olarak katılma, bu amaçla gerekli kararları alarak, üyelik işlemlerini başlatmak ve sonuçlandırmak, toplantılarına katılmak.
• Yurt içinde kuruluş amaçları aynı olan diğer sektör dernekleri ile birlikte Federasyon, Birlik ve Derneklere katılmak, gerektiğinde yönetiminde görev almak, bu amaçla gerekli işlemleri yapmak ve sonuçlandırmak,
• Ofis ve/veya ofisler açmak ve bu birimlerde görev alacak personeli istihdam etmek, Dernek amaçlarına göre kullanılmak üzere hususi ve ticari nitelikte otomobil ve diğer araç/araçlar satın almak, satmak, çeşitli araç gereç, bilgisayar, mefruşat satın almak, satmak.
• Derneğin amacına masraflar yapmak ve kanunlara uygun olmak kaydıyla hayır kuruluşları ile resmi daireler, Belediyeler, Üniversiteler, kamu menfaati gözetilerek sektöre hizmet veren çeşitli sağlık kuruluşları, hastaneler, eğitim kuruluşları ile çeşitli Dernek ve Vakıflara yardımlarda bulunmak, bağış yapmak.

1. Yönetim Kurulu Toplantıları ve alınan kararlara ilişkin uygulama esasları:

Yönetim Kurulu toplantıları, her hafta Yönetim Kurulunca belirlenen gün ve saatte yapılır. Gerekli görülmesi halinde, toplantıların sıklığı, gün ve saatleri Yönetim Kurulunca belirlenir. Bunun dışında Yönetim Kurulunun Olağanüstü olarak toplanması gereken hallerde, gün ve saati ayrıca belirlenerek toplanır. Yönetim Kurulunda görüşülmesi gereken gündem maddeleri Genel Sekreter tarafından hazırlanarak Yönetim Kurulu Başkanına sunulur. Başkanın onayından geçen gündem Yönetim Kurulu Üyelerine toplantı öncesinde elektronik posta yolu ile duyurulur.

Yönetim Kurulu toplantısı sırasında görüşmeler zapta alınarak muhafaza edilir. Alınan Kararlar iki nüsha olarak sekreterya tarafından hazırlanarak Yönetim Kurulu Başkanından başlamak üzere Yönetim Kurulu Üyelerinin imzalarına sunulur. Yönetim Kurulu Kararları oy birliği veya oy çokluğu ile alınabilir. Yönetim Kurulu Kararları, altı adet imzanın tamamlanmasını müteakip Genel Sekreterin alacağı tertibe göre zaman geçirmeksizin uygulamaya konulur.

Uygulanması mümkün olmayan ya da uygulanamayan Yönetim Kurulu kararları, uygulanamama nedenlerini belirten yazılı bir rapor ile ayda bir kez Yönetim Kurulu Başkanının bilgisine sunulur. Bu süreç içersinde uygulamada yaşanan sorunlar hakkında Yönetim Kurulu Başkanı zaman geçirmeksizin bilgilendirilir.

DENETLEME KURULU

Madde 8 – Genel Kurul’ca asil üyeler arasından üç (3) yıl için üç (3) asil ve üç (3) yedek olmak üzere gizli oyla seçilir. Denetleme Kurulu Derneğin, tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter hesap ve kayıtlarının mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde Yönetim Kurulu’na ve toplandığında Genel Kurul’a sunar. Denetleme Kurulu üyelerinin isteği üzerine, her türlü bilgi, belge ve kayıtların, dernek yetkilileri tarafından gösterilmesi veya verilmesi, yönetim yerleri, müesseseler ve eklentilerine girme isteğinin yerine getirilmesi zorunludur.

İÇ DENETİM

Madde 9 – Genel Kurul, Yönetim Kurulu veya Denetleme Kurulu tarafından İç Denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da İç Denetim yaptırılabilir. Genel Kurul, Yönetim Kurulu veya bağımsız denetim kuruluşlarınca denetim yapılmış olması Denetleme Kurulunun denetleme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz

ÇALIŞMA KOMİSYONLARI

Madde 10 – Yönetim Kurulu, Dernek faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla dernek organlarına seçilmiş üyeler ile tüm üyeler arasından çeşitli konularda çalışmalar yapmak üzere Çalışma Komisyonlarını teşkil eder. Bu komisyonlarda görev alan üyeler Yönetim Kurulunun belirlediği konular üzerinde yaptığı çalışmaları bir rapor halinde Yönetim Kuruluna sunarlar. Yönetim Kurulunca değerlendirilen “çalışma raporları” gerekirse üzerinde düzenlemeler yapılarak Yönetim Kurulu Kararı şekline dönüştürülerek, Birlik görüşü olarak ilgili kurum ve kuruluşlara yazılı veya sözlü olarak bildirilir. Birlik menfaatleri göz önüne alınarak Yönetim Kurulunca belirlenen her üye, Dernek Tüzüğü uyarınca bu çalışmalara katılmakla mükelleftir. Yönetim Kurulu, Çalışma Komisyonları Üyeliklerini seçim dönemi içerisinde yenileyebilir ve ortaya çıkan ihtiyaçlar çerçevesinde yeni komisyonlar oluşturabilir.

DERNEK ÜYELİKLERİ

Madde 11 –

1. Derneğe Üye olma şart ve şekilleri

Derneğe üye olma ve üyelikten çıkarılma şart ve şekilleri, Dernek Tüzüğünde yazılı olduğu şekilde yapılır. Yeni üye olmak isteyen gerçek kişiler 2 adet vesikalık fotoğraf, nüfus cüzdan fotokopisini Dernek Yönetim Kurulu Başkanlığı’na verecekleri dilekçe ekinde göndereceklerdir. Başvuru yazısının ilk Yönetim Kurulunda değerlendirilmesini müteakip alınacak Yönetim Kurulu Kararı en fazla 30 gün içerisinde başvuruda bulunan gerçek kişiye bildirilir. Dernek Üyesi olan (Onursal üyeler dahil) tüm üyeler aşağıda belirtilen hususları yerine getirmek zorundadır.

1. Üyelerin Görev ve Sorumlulukları

Dernek Üyesi olan her tüzel ya da gerçek kişiler aşağıda belirtilen görev ve sorumlulukları yerine getirmek zorundadırlar. Buna göre;

• Kendisinin ve çalışanlarının yasalara, yönetmelikler ve genel kurulca saptanan meslek kurallarına uygun çalışmasını sağlamak,
• Yönetim Kurulunun ana ve tali organlarının çağrılarına uymak, toplantılarına katılmak,
• Yönetim Kurulunun yapacağı çalışmalar için Dernek organlarının sorularını cevaplamak,
• Yasal statülerinde meydana gelen her türlü değişikliği bildirmek,
• Olağan ve Olağanüstü Genel Kurullara katılmak,
• Yönetim Kurulunca verilen görevleri yerine getirmek,
• Dernek tarafından istendiğinde, istatistiki verileri Birlik personeline tedarik etmek.

Derneğin Temsil ve İlzamı

Madde 14 – Derneğin temsil ve ilzam yetkisi Dernek Tüzüğünde belirtildiği şekilde olur. Bunun dışında Çalışma Komisyonlarında görevli üyeler ile Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcıları veya danışman olarak dernek dışından görev alan kişiler, Yönetim Kurulu kararı ile çeşitli ulusal ve uluslararası platformlarda, çeşitli kuruluşlarda yapılan toplantılarda derneği temsilen görevlendirilebilir. Bu tarz temsil yetkisi ile görev alan Yönetim Kurulu Üyeleri ile yukarıda belirtilen kişiler toplantı sonrasında oluşturacakları yazılı raporlarını Yönetim Kuruluna sunulmak üzere Genel Sekreterliğe en geç bir hafta içerisinde verirler.

KISIM – IV

DERNEK İDARİ YAPISI

YÖNETİM KURULU GÖREV DAĞILIMI

Yönetim Kurulu görev dağılımı

Madde 15 – Dernek faaliyetlerinin yerine getirilmesi ve Yönetim Kurulunun çalışmalarını kolaylaştırmak amacıyla, Dernek bünyesinde aşağıda belirlenen görev dağılımı çerçevesinde idari yapı oluşturulmuştur.

1. Genel Sekreter
2. Sayman
3. Üyelerden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi
4. Basın, Halkla ilişkiler ve Tanıtımdan sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi
5. İdari İşlerden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi

Genel Sekreter Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 16 – a. Görev ve yetkileri

Genel Sekreter, Dernek personelinin disiplin ve sicil amiridir. Yönetim Kurulu içerisinden seçilir.

Genel Sekreterin görev ve yetkileri şunlardır;

• Genel Kurulun toplanabilmesi için her türlü hazırlıkları yapmak, Yönetim Kurulu tarafından belirlenen Genel Kurul gündemine göre gerekli hazırlık ve çalışmaları yaparak davetiyelerin, gündemin ve lüzumlu görülecek diğer evrakın zamanında Genel Kurul üyelerine gönderilmesini sağlamak.
• Genel Kurulda alınmış görüşme tutanaklarının Genel Kurul Başkanlık Divanınca Genel Sekreterliğe teslim edilmesini müteakip, Genel Kurulda alınan kararların yerine getirilmesini sağlamak.
• Yönetim Kurulu ve Yüksek İstişare Konseyi toplantılarının gündemini Birlik Başkanı veya başkan vekili ile beraber hazırlamak, gündemi toplantı tarihinden önce üyelere göndermek, Yönetim Kurulu toplantılarının yapılması için gerekli her türlü hazırlığı yapmak.
• Yönetim Kurulunca seçilen Komisyonların toplantıları için gerekli her türlü hazırlıkları yapmak.
• Yönetim Kurulu ve Yüksek İstişare Konseyi toplantılarında alınan kararları takip ve sonuçlandırmak ve kararların gereğinin zamanında yerine getirilmesini sağlamak.
• Genel Kurula sunulmak üzere Derneğin bir yıllık faaliyeti hakkında Yönetim Kurulunca hazırlanacak raporun zamanında tanzimi için gerekli her türlü tedbiri almak.
• Başta dernek üyeleri olmak üzere ilgili tüm kurum, kuruluş ve makamlara sunulacak olan Faaliyet Raporunun yılsonu itibarıyla hazırlık çalışmalarının yürütülmesini ve Yönetim Kurulu onayının ardından yayımlanması sağlamak,
• Bakanlıklarca bilgi istenilen konularda gerekli çalışmaları yapmak, Bakanlıklara verilecek bilgi hakkında Başkan ve/veya Başkan Vekili ile Başkan Yardımcılarının onayını alarak gereğini yerine getirmek.
• Derneğin yıllık gelir ve gider bütçesini Genel Kurula sunulmak üzere, Başkan veya başkan vekili ve muhasip üye ile birlikte hazırlamak. Bütçe uygulamalarını gerçekleştirmek.
• Yönetim Kuruluna aylık harcamalar, aidatların tahsilâtı ve finansal işlemler hakkında bilgi sunmak, bütçe dönemi sonunda aktif ve pasif hesaplarını izah eden bilanço ile bilanço dönemindeki gelir ve gider tabloları ile açıklamaları Yönetim Kurulunun onayına sunmak.
• Dernek personelinin disiplin ve sicil amiri olduğundan İktisadi İşletme de dahil her kademedeki personeli denetlemek, mevzuat ve Yönetim Kurulu tarafından verilen görevlerin Dernek bünyesinde kurulmuş bulunan Genel Sekreter Yardımcılıkları, birimler ve İktisadi İşletme Genel Müdürlüğü ve bağlısı birim müdürlükleri vasıtasıyla yerine getirilmesini sağlamak.
• Personelin, verimli bir şekilde çalışabilmesi için gerekli her türlü tedbirleri almak, mesai saatlerinde görevleri başında bulunmalarını denetlemek, personel servisince sicillerin usulüne göre düzenlenmesini ve saklanmasını temin etmek.
• Dernek hizmetlerinin yerine getirilmesi için satın alınacak veya yaptırılacak iş ve hizmetlerle her türlü araç ve gerecin mevzuata uygun olarak teminini, yaptırılmasını, demirbaş ve ayniyat kayıtlarının düzenlenmesini ve saklanmasını sağlamak.
• Derneğin sözleşmeli Mali Müşaviri vasıtasıyla Dernek bütçesinden yapılacak harcamaların, usulüne uygun olarak yapılıp yapılmadığını denetletmek ve Yönetim Kurulu Başkanına bilgi sunmak,
• Dernek yayın organının düzenli olarak yayınlanması ve dağıtılmasının ilgili birimler tarafından yapılmasını sağlamak.
• Derneğin hizmetler karşılığında alacağı ücret tarifesini hazırlamak ve Yönetim Kurulunun onayını takiben uygulanmasını sağlamak.
• Derneğin işbirliği yaptığı odalar, dernekler, federasyonlar, konfederasyonlar ile Klas Kuruluşları ve Üniversitelerin ilgili fakülteleri arasındaki işbirliğini sağlamak ve dernek üyeleri ve çalışanları ile dernek personelinin mesleki bilgilerinin geliştirilmesi amacıyla toplantılar düzenlenmesini sağlanmak.
• Üyelerin, mevzuatların uygulanmasında Derneğe intikal ettirecekleri tereddütlerin giderilmesi için gerekli tedbirleri almak ve Yönetim Kurulu Başkanına ve Yönetim Kuruluna bilgi vermek.

(19) Dernek, Koçluk mesleğinin uluslararası tanıtımlarının yapılması yönünde her türlü çalışma, araştırma ve faaliyette bulunmak, Yönetim Kurulunun bilgi ve onayına sunmak.

(20) WEB sayfasının güncel olarak işletilmesini sağlamak, veri tabanının tüm üyelerce güncel tutulması yönünde çalışmalar yapmak ve Yönetim Kuruluna bilgi sunmak.

(21) Yönetim Kurulunun belirlediği çerçeve içerisinde uluslararası kuruluşlarla işbirliğinin kurulabilmesi için gerekli olan tedbirleri almak.

(22) Koçluk mesleğinin gelişmesi ve güçlenmesi adına başta Devlet kurumları olmak üzere Yönetim Kurulunun verdiği yetki çerçevesinde çeşitli kurum ve kuruşlarla müşterek çalışmalar yapmak,

(23) Sektörel araştırmalar yaparak dernek üyelerini ve gerektiğinde kamuoyunu bilgilendirmek.

(24) Sektörle ilgili kanun, yönetmelik ve tebliğler ile bu tip taslakları takip etmek ve sektörün menfaatleri doğrultusunda görüşler hazırlayarak yönetim kuruluna sunmak, ilgili kanun, yönetmelik ve tebliğlerin düzenli ve doğru olarak bulundurulmasını takip etmek, bu konuda satın alma da dahil gerekli her türlü önlemi almak, (25) Sektörle ilgili resmi makamlar ile doğrudan temaslarda bulunmak, Yönetim Kurulu direktifleri doğrultusunda toplantılara katılarak Yönetim Kurulu’nun belirlediği görüşleri savunmak,

(26) Mülki makamlarla ilişkileri düzenlemek,

(27) Arşiv ve dosyalama sisteminin düzenli bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri almak,

(28) İktisadi İşletmenin faaliyetlerinin aksatılmadan yürütülmesini sağlamak amacıyla İktisadi İşletme Genel Müdürlüğü ile gerekli koordineyi kurmak, faaliyetleri kontrol etmek, daha sağlıklı yürütülmesini sağlamak, (29) Derneğin tanıtımı amacıyla CD, tanıtım filmi ve katalog hazırlanmasında aktif ve öncü rol almak,

(30) Basın, Yayın, Halkla İlişkiler ve Tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesini organize etmek,

(31) Her türlü, toplantı, tören v.b. faaliyetlerde Derneği etkin bir şekilde temsil etmek.

(32) İlgili mevzuatla tevdi edilen görevler ile Genel Kurul, Yönetim Kurulu Başkan ve Üyelerince belirlenecek diğer görevleri yerine getirmek.

1. İmza Yetkisi

(1) Genel Sekreter’e bütün kuruluşlarla yapılacak iş ve işlemlerle ilgili, Birliği hukuken bağlayan hukuki işlemler dışındaki her türlü yazışmalar ile kendisine Genel Kurul ve/veya Yönetim Kurulu tarafından verilen limitler dahilinde taahhütname, sözleşme, vekaletname, ödeme gibi hukuki işlemlerde Yönetim Kurulu tarafından imza yetkisi verilebilir.

(2) Yönetim Kurulu Başkanının onayı ile birimlerin günlük işlerinin hızlı ve etkin bir biçimde yerine getirebilmesi amacıyla ve faaliyet konuları ile sınırlı olmak üzere bilgi ve görüş istemesi, gizli olmayan bilgilerin verilmesi gibi yazışmaları imzalama yetkisine sahiptir. Bu durumda Genel Sekreter Yönetim Kuruluna karşı doğrudan sorumludur.

(3) Birlik bütçesinden harcama; Yönetim Kurulu Başkanı veya Yönetim Kurulunun alacağı karar doğrultusunda ve belirlenen limitler dâhilinde yapabilir.

Bu görevin gereği gibi yerine getirilebilmesi için bir Teknik Genel Sekreter Yardımcısı ve bir İdari Genel Sekreter Yardımcısı, Genel Sekreter Yardımcılarının görev ve sorumlulukları müteakip maddelerde belirtilmiştir. Genel Sekreter, Mevzuat, Genel Kurul veya Yönetim Kurulu tarafından kendisine verilen görevleri veya bunların bir kısmını yardımcılarına devredebilir. Görevli veya izinli olduğu süre için yardımcılarından birini, genel sekreter yardımcısının bulunmadığı hallerde ise en kıdemli birim amirlerinden birini vekil tayin eder. Genel Sekreterliğe vekâlet edenler, Genel Sekreterliğin tüm görevlerini yerine getirmekle görevli ve yetkili olup, yaptıkları bu iş ve işlemlerden Genel Sekretere karşı sorumludurlar. Genel Sekreter Yardımcıları, Derneğe gelen ve giden tüm evrakları okumak, bilmek, yürütülen işler konusunda bilgi sahibi olmak zorundadır.

1. Teknik Genel Sekreter Yardımcısı

Teknik Genel Sekreter Yardımcısı, aşağıdaki hususların yürütülmesinden Genel Sekretere karşı doğrudan sorumludur. Ayrıca aşağıda belirtilen hususlar dışında Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Sekreterin vereceği diğer işlerin yürütülmesinden ve tamamlanmasından da sorumludur.

(1) Dernek ve üyelerinin menfaatlerini korumak ve kollamak,

(2) Dernek ve Üyelerinin tanıtımına katkıda bulunacak her türlü faaliyeti yerine getirmek,

(3) Derneğin müstakilin veya üyeleri ile müştereken katılacağı fuar organizasyonlarının yapılmasında Basın, Halkla İlişkiler ve Tanıtım Uzmanı’na destek vermek, Derneğin ve üyelerinin bu konudaki devlet desteklerinden yararlanması amacıyla gerekli girişimleri yapmak ve Dernek üyelerini yönlendirmek,

(4) Her yıl Şubat ayı sonuna kadar Yıllık Sektör Raporu Taslağını hazırlayarak Genel Sekretere sunmak,

(5)  Gerektiğinde verilen talimatlar çerçevesinde Birliğin görüşlerini sunmak üzere ulusal veya uluslararası toplantılara katılmak,

(7) İhtiyaç halinde, Dernek ve üyelerle ilgili olarak resmi kurum ve kuruluşlar ile Belediye ve benzeri kurumlarda işlerin takip etmek ve sonuçlandırmak,

(8) Gerektiğinde Yönetim Kurulu Başkanı ve/veya Genel Sekreter ile Birlik dışındaki toplantılara katılmak. (11) Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Sekreterin vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

(11) Gerçekleştirdiği faaliyetler kapsamında bilgilerin “bilmesi gereken” prensibine sadık kalarak, gizliliğe riayet etmek.

(12) İdari İşlerden Sorumlu Genel Sekreter Yardımcısının bulunmadığı durumlarda onun faaliyetlerini yürütmek.

(13) Gelen giden her türlü evrakı okumak ve bilgi sahibi olmak, bilgiyi paylaşmak gibi nicelik ve nitelik kazanmak.

(14) Tasarruf tedbirlerini uygulamak.

(15) Sır saklama konusunda özen göstermek.

(16) Kalite Sistem Belgelerinin gereklerinin sağlanması ve devamlılığı için yürütülecek faaliyetleri koordine etmek.

1. İdari Genel Sekreter Yardımcısı

İdari Genel Sekreter Yardımcısı, aşağıdaki hususların yürütülmesinden Genel Sekretere karşı doğrudan sorumludur. Ayrıca aşağıda belirtilen hususlar dışında Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Sekreterin vereceği diğer işlerin yürütülmesinden ve tamamlanmasından da sorumludur.

(1) Günlük olarak elektronik postaları kontrol ederek gelen mesajları okumak, işlem yapılması gerekenlere gerekli işlemleri yapmak.

(2) İdari büro’nun kayıt ederek getirdiği günlük evrakları okumak ve genel sekretere sunmak.

(3) Gelen evraklara gerekli cevabi yazıları hazırlamak/hazırlatmak.

(4) Gelen evraklardan üyelere sirküle edilmesi gerekenleri sirküle etmek/ettirmek.

(5) Yönetim kurulu toplantısı için;

(aa) Gündem maddelerinin taslağını hazırlamak, onaya sunmak.

(bb) Gündem maddelerinin onaylanmasını müteakip toplantı davet yazısının gönderilmesini sağlamak.

(cc) Toplantı kararlarının taslağını hazırlamak, onaya sunmak,

(dd) Onaylanan toplantı kararlarını Yönetim Kurulu Başkan ve üyelerine göndererek imzalatmak.

(6)Dernek bünyesinde yapılan toplantılarda ihtiyaç duyulması ya da gerekli görülebilecek toplantılara katılmak.

(7) Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterin uygun gördüğü dernek dışındaki toplantılara katılmak.

(8) İhtiyaç duyulan brifing/konuşma metinleri ile sunumlarını Ar-Ge Uzmanı ile birlikte hazırlamak,/hazırlattırmak.

(9) Birliğin ihtiyacı olan kırtasiye ve diğer malzemeler için alınan fiyat tekliflerini inceleyerek onay almak ve temin etmek.

(10) Tasarruf tedbirlerini uygulatmak, kontrol etmek ve ihtiyaç durumuna göre bu konuda gerekli olan yeni tedbirleri almak.

(11) Sır saklama konusuna özen göstermek ve özen göstermeyenleri uyarmak bu konuda ikazlara rağmen umursamaz davrananlar hakkında rapor hazırlayarak Genel Sekreter sunmak.

(12) Gelen ve giden evraklar ile dernek tarafından tutulması zorunlu defter ve tutanakların, Üye Kayıt Defterinin usulüne uygun bir şekilde tutulmasını sağlamak.

(13) Her yıl Nisan ayı sonuna kadar verilmesi gereken “Dernek Beyannamesi”ni, Muhasebe Şefi ile birlikte düzenleyerek Yönetim Kurulu Toplantısında incelenmek üzere Genel Sekretere sunmak.

(14) Dernek tarafından hazırlanması gereken diğer her türlü raporlamayı yapmak.

(15) Genel kurul toplantısı için gerekli hazırlıkları yapmak.

(16) Üyelerden gelen talepleri inceleyerek Genel Sekreterin bilgisi ve onayı dahilinde cevaplandırmak veya işlem yapmak.

(17) Yönetim Kurulu Toplantı Odası ve Konsey salonunda yapılacak toplantıların öncesinde salonun temizliği, elektrik ve elektronik aksam ile klimaların çalıştırılmasını sağlamak, gerekli toplantı düzeni hazırlıklarını yapmak/yaptırmak.

SAYMAN

Madde 18 – Yönetim Kurulu içerisinden seçilir.

Görevleri aşağıda sıralanmıştır. Hesaplarla ilgili olarak Derneğin sözleşme yaptığı Mali Müşavirlik Bürosu ile işbirliği içinde faaliyetlerini sürdürür.

1. Derneğin bilanço esasına dayalı muhasebe işlemleri ile finansman işlemlerini yürütmek.
2. Dernek gelir ve giderlerinin muhasebesini tutmak, banka hesaplarını takip etmek, günlük kasa hesaplarını Genel Sekretere sunmak.
3. Bir önceki yılın hesaplarının mutabakatlarının yapılması ve kontrolü ile enflasyon muhasebesini yapmak.
4. 6 ayda bir kez Dernek Denetleme Kuruluna rapor sunmak ve bu konuda Yönetim Kurulu / Genel Kurula sunulmak üzere Denetleme Kurulu Raporunu hazırlayarak imzalarını almak.
5. Dernek hesap kalemlerinin birbirlerine olan borç ve alacaklarının günlük olarak takibini yapmak ve raporlamak. Banka mutabakatlarını yapmak. Ön muhasebenin işlevini yürütmek.
6. Personel işe giriş, çıkışlarını takip etmek, gerekli bildirimleri yapmak, bordro işlemlerini takip ve kontrol etmek, personel dosyalarını tutmak.
7. Dernek Personelinin izin programı ve izin defterinin gerektiği şekilde tutulmasını sağlamak ve personelle ilgili diğer idari hususların yasal çerçevede yürütülmesini sağlamak,
8. KDV, muhtasar ve diğer vergi mevzuatını takip ve kontrol etmek.
9. Genel Kurul için mali raporları hazırlamak, Mali Müşavirin onayını havi Raporları Muhasip Üye ve Yönetim Kurulunun onayına sunmak.
10. Çek, senet takiplerini yapmak zamanında tahsilatını gerçekleştirmek, alacakların tahsilatının zamanında yapmak,
11. Tüm cari hesapları tutmak ve takibini yapmak,
12. Dernek binasının, eksiksiz halde ve her an kullanıma hazır bulundurulması için Genel Sekreterin verdiği görevleri yerine getirmek,
13. Çalışanların İş Güvenliği ile ilgili işlemleri yürütmek,
14. Çalışanların Sağlığı ile ilgili işlemleri yürütmek.

Basın, Halkla İlişkiler ve Tanıtım Uzmanı

Madde 19 – Teknik Genel Sekreter Yardımcısının koordinasyonu altında çalışmalarını yürütür.

1. Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Sekreterin direktifleri doğrultusunda Derneğin her türlü tanıtım faaliyetini gerçekleştirmek,
2. Derneğin tanıtım ve temsil ile ilgili olarak her türlü medya (yazılı ve görsel) ilişkilerini düzenlemek,
3. Bayram, yılbaşı ve Noel kutlamaları ile ilgili olarak kartların tasarım, basım ve gönderilmesi işlerini yürütmek,
4. Çeşitli ziyaret ve organizasyonlarla ilgili olarak alınacak hediyeleri araştırmak, Genel Sekretere sunmak ve satın alma işlemlerini yapmak,
5. Dernekle ilgili olarak basında çıkan tüm haberleri takip etmek,
6. Üyeler ve Personelin katılımı ile çeşitli organizasyonlar düzenlemek,
7. Derneğin tanıtım CD’lerini hazırlamak, daima kullanıma hazır durumda bulundurmak,
8. Sektörü ilgilendiren fuar, kongre, seminer ve konferanslar hakkında Genel Sekretere tavsiyelerde bulunmak,
9. Ulusal ve uluslararası basını tarayarak haftalık haber bülteni hazırlamak ve bu bülteni üyelere göndermek,
10. Derneğin kurumsal kimlik çalışmalarını yürütmek,
11. Yönetim Kurulu Başkanı, Yönetim Kurulu Üyeleri ve Birlik personelinin pasaport, vize, fuar ve yurtdışı seyahat işlemlerini gerçekleştirmek,
12. Üyeler ve Personelin katılımı ile çeşitli organizasyonlar düzenlemek,
13. Birliğe gelen Türk ve yabancı misafirler ile iştirak edilecek çeşitli toplantılar, Genel Kurul ve Yüksek İstişare Konseyi toplantıları için power point sunumlar hazırlamak,
14. Dünyadaki Koçluk mesleğinin güncel durumu konusunda uluslararası yayın organlarından ve WEB sitelerinden araştırmalar yapmak, Türkiyedeki uygulamalar ile ilgili olarak mukayeseli tablolar hazırlamak, konu hakkında oluşturacağı raporu Genel Sekretere sunmak.
15. Derneğe gelmiş ya da fuarlardan temin edilmiş olan katalog, broşür v.b. yayınları belli bir yerde muhafaza ederek gerektiğinde kullanıma hazır bulundurmak.
16. Dernek binasının, eksiksiz halde ve her an kullanıma hazır bulundurulması için Genel Sekreterin verdiği görevleri yerine getirmek.

ÜYELERDEN SORUMLU YÖNETİM KURULU ÜYESİ

Madde 20 – Yönetim Kurulu içerisinden seçilir. Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Sekreterin doğrudan vereceği görevleri zaman geçirmeksizin yerine getirmekten sorumludur.

1. Derneğin ihtiyacı olan her türlü satınalma talepleri ile ilgili fiyat araştırmasını yaparak talepleri satın alma işlerini yürütmek ve sonuçlandırmak,
2. Üyelere dağıtılması gereken malzeme ve evrakların teslimini gerektiğinde imza karşılığı sağlamak,
3. Arşiv ve kütüphane sorumlusu olarak ilgili odanın düzen, intizam, kayıt ve kontrolünden sorumlu olmak,
4. Arşivde bulunması gereken evrakların bilgisayara yüklenmesi, ofiste bulunan ve yılbaşı itibarıyla arşive kalkacak evrakları belli bir düzenle arşivlemek, kaydını tutmak,
5. Gerektiğinde dışarıdan hizmet alımı da dahil olmak üzere Derneğin kuruluşundan günümüze gelen-giden evrakların bilgisayar taramalarının yapılarak, bilgisayar ortamında muhafazasını temin etmek,
6. Arşiv, kütüphane, dernek ofisleri gibi yerlerin gerekli güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak,
7. Isı-nem, yangın söndürme, alarm cihazlarını kontrol etmek,
8. Demirbaşların yerinde olduğunu, zararsız kullanıldığını görmek. zarar verenler hakkında Genel Sekretere bilgi vermek, hasarlı malzemelerin onarımlarını yaptırmak.
9. Kendisine tevdi edilen görevlerle ilgili olarak Kaymakamlık, İlçe Belediyesi, Büyükşehir Belediyesi v.b. diğer kamu kurum ve kuruluşlarındaki işlerin takip etmek ve sonuçlandırmak,
10. Dernek binasının, eksiksiz halde ve her an kullanıma hazır bulundurulması için Genel Sekreterin verdiği görevleri yerine getirmek,
11. Derneğe alınan malzemeleri Derneğe girişte sayarak teslim almak/aldırmak. Dernekte kullanılan kırtasiyenin stoklarını tutmak ve stok seviyesini kontrol ederek eksiklerin tamamlanmasını sağlamak.
12. Her türlü hizmet sözleşmelerini (Telefon bakım, bilgisayar bakım v.b.) hazırlayarak Dernek Hukuk Danışmanı’nın görüşünü almak ve Genel Sekretere sunmak.
13. Dernek binasının, eksiksiz halde ve her an kullanıma hazır bulundurulması için Genel Sekreterin verdiği görevleri yerine getirmek. Arşiv Odası, Yemekhane ve Depo/Ardiye alanlarının her an düzenli ve temiz bulunmasını sağlamak.

İDARİ OFİS VE SEKRETARYA

Madde 22 — İdari Ofis ve Sekreterya, Derneğin dışa açılan aynası konumundadır. Buradan hareketle gerek yazışmalar, gerekse telefon görüşmeleri en düzeyli olmak zorundadır. Telefon görüşmeleri konusunda tüm birimlerin “Telefonda Konuşma Usullerine” uyması, Derneğin bir kültürü olarak kabul edilmeli ve uyulmalıdır.

İdari Ofis; bir “İdari Ofis Yöneticisi”, bir “Sekreter ve Santral Operatörü” ve bir “İdari İşler Şefi”nden oluşur. Söz konusu personel, İdari Genel Sekreter Yardımcısına bağlı olup, görev tanımları aşağıda belirtilmiştir.

1. İdari Ofis Yöneticisi

(1) Gelen ve giden evraklar ile dernek tarafından tutulması zorunlu defter ve tutanakların, Üye Kayıt Defterinin usulüne uygun bir şekilde tutulmasından sorumludur.

(2) Derneğin her türlü yazışmasının yazışma kuralları çerçevesinde yapılmasını sağlamak, gerektiğinde birimler tarafından yazılan yazılarda görülen aksaklıklar konusunda hatırlatmada bulunarak düzeltilmesini sağlamak.

(3) Her gelen evrakın orijinalinin kayıt yapıldıktan sonra muhafaza edilmek üzere gelen evrak klasörüne konulması, bir adet fotokopisinin ise sırasıyla Genel Sekreter Yardımcıları ile Genel Sekretere sunularak işlem yapılmasını ve işlem yapıldıktan sonra dosyasına konmasını sağlamak.

(4) Süreli evrakların zamanında cevaplandırılmasını takip etmek, hatırlatmada bulunmak.

(5) Tüm üyelerin isim adres ve diğer bilgilerini içeren dosyaların güncel olmasını takip ve kontrol etmek.

(6) Her türlü toplantı öncesi Gündem Maddeleri üzerinden dosyaları hazırlamak ve Genel Sekreter Yardımcısı ile koordine ederek salonun toplantıya hazırlanmasını sağlamak.

(7) Yönetim Kurulu Üyelerinin ve Genel Sekreter ile Yardımcılarının yurt içi ve yurt dışı bilet, otel ve vize organizasyonlarını yürütmek.

(8) Genel Sekreterin toplantı ve randevularını takip etmek, gerekli hatırlatmada bulunmak, toplantı belgelerini alacağı direktife göre hazırlamak, toplantıların düzenlenmesine yardımcı olmak.

(9) Her yıl 31 Aralık tarihi itibarıyla bir önceki yılın arşivini oluşturmak, yeni yılın klasörleri ile terminal kayıt sistemini oluşturmak.

(10) Her türlü evrak, plan, proje v.b. bilgilerin düzenli bir şekilde muhafazası ile istendiğinde hemen bulunacak bir şekilde gerekli düzeni oluşturmak.

(11) Aylık ve yıllık kırtasiye ve sarf malzeme miktarlarını takip etmek, yeni talep listelerini hazırlamak, en az üç firmadan fiyat teklifi alarak malzeme talep formunun ekinde onaya sunmak.

(12) Ofis demirbaşlarının düzgün kullanımı sağlamak, bakımlarının zamanında yapılmasını sağlamak, ofis demirbaşlarının alımında takip ve kontrolünü yapmak.

(13) Grup fakslarının zamanında gönderilmesini sağlamak.

(14) Gönderilmek üzere hazırlanmış olan evraklardan özellikle Üyelerimiz dışında çeşitli kurum ve kuruluşlara gönderilecek evrakların “İadeli Mektup” özelliğinde posta ile gönderilmesini, yazının ilgili kuruma ulaşmasından sonra gelen iade kartının söz konusu evrakın üzerine zımbalanmasını, yani birlikte muhafazasını temin etmek. (Gönderilecek evraklar öncelikle işleme girmesi amacıyla faks ya da kargo yoluyla da gönderilebilir, ancak bu durum evrakların iadeli taahhütlü posta ile gönderilmesine engel teşkil etmeyecektir.)

(15) Bayram, Yılbaşı ve Noel kutlamaları ile ilgili güncel adresleri Halkla İlişkiler birimi ile koordine etmek, bu konuda idari işlerden sorumlu Genel Sekreter Yardımcısının direktiflerine göre hareket etmek.

(16) Her türlü toplantının tutanaklarını yazmak ve Genel Sekreterin onayına sunmak.

(17) Ciltlenecek materyallere ilişkin işlemleri yapmak, teknik donanımı kullanıma hazır duruma getirmek, bu işlerle ilgili olarak İdari İşler Şefi ile müşterek çalışmak.

(18) Sekreter-Operatör’ün amiri durumunda olup, yukarıda sayılan işlerin ve muhaberatın düzenli ve etkin şekilde yürütülmesini sağlamak.

(19) Genel Sekreterin toplantı ve randevularını düzenlemek, Genel Sekreter odasının temizlik, düzen ve intizamından sorumlu olmak.

(20) Dernek binasının, eksiksiz halde ve her an kullanıma hazır bulundurulması için Genel Sekreterin verdiği görevleri yerine getirmek. Genel Sekreter odasının her an düzenli ve temiz bulunmasını sağlamak.

1. Sekreter ve Santral Operatörü

Doğrudan İdari İşler Şefine bağlı olarak görev yapar. Derneği tanıyan ya da tanımayan herkesin ilk konuştuğu kişi olduğundan Derneğin aynası gibidir.

(1) Gelen dokümanı teslim alır, şayet herhangi bir ihtarname, adli belge v.b. bir posta gelmesi durumunda teslim almadan önce Genel Sekreter Yardımcısına bilgi verir ve Genel Sekreter Yardımcısının teslim almasını sağlar. Şayet kimse yoksa bu tip evrakları “yasal ve ihtirazı haklarımız saklı kalmak üzere teslim aldım” ifadesini yazarak teslim alacaktır.

(2) Gelen ve giden evrakları Gelen-Giden Evrak Defterine kaydetmek. Kayıt sırasında mutlaka numara sırasının takip edilmesini sağlamak,

(3) Gelen ve Giden evrakların orijinal nüshalarının gelen veya giden evrak dosyalarında muhafazalarını sağlar, gelen evrakların imzaya sunulması, işlem yapıldıktan sonra ilgili dosyalarına kaldırılmasını giden evraklardan asıllarının giden evrak, fotokopilerinin ise ilgili dosyalarında muhafazasını sağlamak.

(4) Giden evrakların ilgili adreslere iadeli taahhütlü mektup ve faks yoluyla ulaşmasını sağlamak, iadeli mektupla gönderilen evrakların iade kartları Derneğe geldiği zaman orijinalleri ile muhafazasını sağlamak,

(5) Yıl sonunda arşive kalkacak olan klasörleri hazırlamak ve arşive taşınmasını sağlamak,

(6) Gelen evrakların kaydını yaptıktan sonra evrakların arka sayfasına damga vurularak aidiyet kaydını yapmak ve ilgililere sunmak.

(7) Gelen her türlü faks yazısına gelen evrak olarak işlem yapmak.

(8) Gerektiğinde yazılmak üzere kendisine verilen yazıları yazmak.

(9) Abonelere hat vermek, aboneyi istediği kişiye, bölüme bağlamak,

(10) Arananlar yerinde olmadığında kayıt alarak, ilgilisi geldiğinde kendisine mutlaka bildirmek.

(11) Tüm personelin telefon görüşme sürelerini tespit etmek, özel görüşmeler hakkında Genel Sekretere bilgi vermek.

(12) Telefon santrali ile hatlarda oluşan her türlü arızayı İdari İşler Şefine zamanında bildirmek.

(13) Bilinmeyen telefon numaralarını temin ederek ilgilisine vermek, gerektiğinde telefon arıza kayıtlarını gerekli yerlere bildirmek.

(14) Yıpranmış dosya ve klasörleri, dosyaları yenilemek.

(15) İstenen dokümanı arşivden çıkarmak, arşivden çıkan dokümanın kaydını tutmak, evrakın iadesini teslim almak ve arşivdeki yerine koymak, ortaya çıkabilecek bir sorun olduğunda İdari İşler Şefine bilgi vermek.

(16) Dernek binasının, eksiksiz halde ve her an kullanıma hazır bulundurulması için Genel Sekreterin verdiği görevleri yerine getirmek. Genel Sekreter odasının her an düzenli ve temiz bulunmasını sağlamak.

KISIM V

GELECEK BUGÜN BAŞLAR DERNEĞİ İDARİ YAPISI VE ORGANİZASYON ŞEMASI

BÖLÜM – II

DİĞER HUSUSLAR

KISIM – I

İŞLEYİŞLE İLGİLİ DÜZENLEMELER

Danışmanlık Hizmetleri

Madde 25 – GBBDER kuruluş amaçları içinde olan danışmanlık hizmetlerini de yürütür. Bu hizmetlerini Yönetim Kurulunun belirlediği ücret mukabilinde “Dernek Alındı Makbuzu” keserek Üyelerine, çeşitli kamu kurum ve kuruluşları ile konusuyla alakalı üçüncü kişilere Danışmanlık Hizmeti verir. Danışmanlık hizmetlerini yürütebilmek için mevcut personeli ile sektörle alakalı kanun, kararname, yönetmelik gibi her türlü görsel ve yazılı dökümantasyonları takip eder. Danışmanlık ve ekspertiz hizmetleri için Üyeler arasından görevlendirilecek kişilerden destek alır veya bu konularda dışardan hizmet alır. Dernek, kendi iştigal konularıyla ilgili olarak uzman kişi ve kuruluşlardan Yönetim Kurulu Kararı ile ücreti mukabili hizmet alabilir.

Genel Kurul Hazırlıkları

Madde 26 – Genel Kurul hazırlıkları Yönetim Kurulunun alacağı karar çerçevesinde, Genel Sekreterin önderliğinde, Genel Sekreter yardımcıları ile birlikte yürütülür. Bu çalışmalar sırasında Dernekler Mevzuatı ile Dernek Tüzüğünün ilgili maddeleri üzerinden çalışma yapılacaktır.

Genel Kurul için Üyelere dağıtılmak üzere bir kitapçık hazırlanır. Bu kitapçıkta Yönetim Kurulunun faaliyetleri, yapılan resmi yazışmalar, mali rapor, Denetleme Kurulu Raporu, varsa tüzük tadilatı (eski ve yeni şekli) yer alır. Hazırlanan bu kitapçık Üyelerin salona girecekleri sırada takdim edilir.

Genel Kurul Toplantısının yer, tarih ve Gündem Maddeleri Üyelere asgari 15 gün öncesinden dernekler mevzuatı ve dernek tüzüğünün ilgili hükümleri uyarınca bildirilir.

Dernek mevzuatı uyarınca hükümet komiserinin katılmasına gerek yoktur. Toplantı yeter sayısı sağlandığında toplantı açılır. Divan Kurulunun imzalayacağı Toplantı Sonuç Raporu en geç bir ay içerisinde İl Dernekler Müdürlüğüne gönderilir. Genel Kurulda seçim yapılmış ise görev dağılımı ve yeni seçilenlerin isim ve görev tanımları ilgili kurum ve kuruluşlara ilk Yönetim Kurulu Toplantısından sonra bildirilir.

Müteakip yıl yapılacak Genel Kurul çalışmalarında esas olmak üzere yapılan toplantılar, yazışmalar, ziyaretler, Derneğe yapılan ziyaretler, yurt dışı ziyaretler ile yabancı konuklarla yapılan toplantılar hakkında (tarih, katılımcılar, konu, sonuç) özet bilgiler tutulur.

Satın alma ve Ödemeler

Madde 27 – Derneğin malzeme ihtiyaçlarının karşılanması için ihtiyaç duyulan malzeme ilgili birimler tarafından malzeme talep formu doldurularak birim yöneticicisine ve müteakiben Genel Sekretere sunulur. Talep edilen malzemelerle ilgili satın alma komisyonu tarafından alınan fiyat teklifleri (asgari 3 yerden) malzeme talep formuna eklenerek Genel Sekreter’e sunulur. Gerekli incelemeyi müteakip Yönetim Kurulu Başkanının onayının alınmasından sonra sipariş verilir.

Talep edilen malzemenin derneğe gelmesini müteakip İdari İşler Şefi tarafından malzeme sayılarak teslim alınır ve ilgili birimlere imza karşılığı teslim edilir. Ödemeler mümkün olduğunca 30, 60 ve 90 günlük vadelerle yapılmasına özen gösterilir.

Satın almalarla ilgili olarak sarf malzemeleri, kırtasiye ve demirbaşlarla ilgili olarak yıl sonunda döküm çıkarılır ve bir önceki yıla nazaran ortaya çıkan farklar ilgili birimlerden alınan bilgiler doğrultusunda Genel Sekretere sunulur. Tasarruf tedbirleri için gerekli önlemler alınacaktır. Özellikle demirbaş malzemenin hor kullanılması ya da diğer malzemelerin kullanılmasında tasarruf tedbirlerine özen gösterilmemesinin tespiti, iş akdinin feshine kadar işlem yapılmasına imkân tanır.

Tanıtım ve Temsil Hususları

Madde 28 – GELECEK BUGÜN BAŞLAR DERNEĞİ tüzüğü uyarınca Türkiye’deki Koçluk Mesleğinin geliştirilmesi görevini üstlenmiştir. Böyle bir misyonu üstlenmiş olan GBBDER, Yönetim Kurulundan tüm üyelerine ve çalışanlarına kadar, sektörün tanıtımı ve diğer ülkelerle olan münasebetlerde üzerlerine düşen görevleri yerine getirmek zorundadır.

Gelecek Bugün başlar Drneği; yurt dışı ve yurt içinde organize edilen fuar, seminer, konferans gibi kamuya açık tüm tanıtıma yönelik çalışmalarda derneği tanıtmak için her türlü etkinliklerde bulunur. Ayrıca tanıtım amacıyla, yazılı ve görsel yayınlarla derneğin faaliyetlerini kamuoyuna duyurur.

Meslek içi Eğitimler

Madde 29 – GBBDER bünyesine yeni katılan veya mevcut personelin görevleri ile alakalı bilgi, beceri ve tecrübelerinin artırılması amacıyla kurum içinde ya da dışında alınan eğitimlerdir. Göreve yeni başlayan personele, Genel Sekreterin uygun göreceği bir plan çerçevesinde, kurum ve görevi ile alakalı ilgili Genel Sekreter Yardımcısı tarafından eğitim verilir. Eğitim sonunda, verilen eğitimin yeterli olup olmadığı, deneme süreci de dikkate alınarak personelin işe devam edip edemeyeceği hakkında işlem yapılır. Genel Sekreterin teklifi, Yönetim Kurulunun uygun görmesi halinde kurumda çalışan mevcut personele, bilgi ve becerilerini artırmak için yıl içinde belirlenen tarihlerde çeşitli kurumlardan yararlanılarak hizmet içi eğitimler verilebilir.